En Uruguay, todos los comerciantes tienen la obligación legal de llevar al día sus libros Diario e Inventario, que se deben actualizar y/o rubricar en el menor de los siguientes plazos:

1. Dentro de los 30 días siguientes a la aprobación de los estados financieros por parte de los socios/accionistas.
2. Dentro de los 210 días siguientes al cierre del ejercicio económico.

No llevar los libros comerciales de forma adecuada conlleva varios riesgos tanto para la empresa como para sus representantes, entre los que se destacan:

• En materia tributaria: incumplimiento de un deber formal, con la consiguiente multa por contravención. Además, el fisco podría desconocer la información presentada por la empresa y determinar la liquidación de impuestos en base ficta.
• En procesos de litigio comercial: existe una presunción probatoria en contra de la sociedad o comerciante que no lleva sus libros en regla.
• En materia concursal: si una sociedad no lleva su contabilidad conforme a la normativa vigente, no podrá solicitar el concurso voluntario.
• Responsabilidad de los directores: los directores podrían ser responsables por los daños que la empresa o sus accionistas sufran debido a la teneduría irregular de los libros.

Actualmente, las empresas tienen la opción de rubricar sus libros de forma digital a través del portal web de la Dirección General de Registros. Este procedimiento no solo simplifica el trámite, sino que también implica una reducción en la cantidad de documentos físicos de las compañías, y genera una disminución en los costos asociados.

Cumplir con la normativa de teneduría de libros comerciales es fundamental para evitar sanciones y dificultades legales y operativas. La opción de rubricar los libros de manera digital facilita y agiliza este procedimiento.